Kassavirta ja kassanhallinta – huolehdi yrityksen rahaliikenteestä

Rasittavatko myyntilaskujen pitkät maksuajat yrityksesi toimintaa? Joudutko pulittamaan viivästyskorkoja ostolaskuista, koska oman asiakkaasi laskunmaksu on myöhässä? 

Laskurahoituspalvelut tuovat jatkuvuutta kassankiertoon. Laskurahoitus tarkoittaa, että yritys saa rahoitusta myyntisaatavia vastaan. Kun olet toimittanut asiakkaallesi tuotteen tai palvelun, mutta sitä ei ole vielä maksettu, sinulla on myyntisaatavia. Laskurahoituspalvelun tarjoaja maksaa nuo saatavat - usein vähintään 80 % laskun summasta heti, loput myöhemmin - tilillesi ja saat rahoitusta, eli etukäteismaksun rahoittajalta, laskua vastaan.

Laskurahoituksen avulla kotiutat työllä ansaitut rahat nopeammin kiertoon yrityksesi hyväksi.

Mitä tarkoittaa kassanhallinta?

Yksi yrityksen tärkeimmistä talouden hallintaan liittyvistä asioista on kassanhallinta. Kassanhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että yritys tietää, kuinka paljon rahaa tulee yrityksen kassaan ja kuinka paljon sieltä lähtee varoja lyhyellä aikavälillä.

Kassanhallinta on tärkeää myös yrityslainan hakemisen sekä takaisinmaksun näkökulmasta. Lisäksi rahoittajat usein muodostavat kassavirtaennusteen eli arvion siitä, mistä raha tulee ja miten rahaa käytetään.

Kassavirtaennusteen taustaksi tarvitaan tavallisesti koko vuoden arvioidut tulot ja menot. Kassavirtaennuste tarjoaa rahoittajille informaatiota siitä, riittääkö yrityksen kassassa tarpeeksi varoja myös lähitulevaisuudessa. Kassavirtaa voi myös seurata säännöllisesti muodostamalla oma kassavirtaennuste, seuraamalla kassavirtaa aktiivisesti sekä pitämällä laskutuksen ajan tasalla.

Mitä tarkoittaa kassavirta?

Kassavirta sisältää esimerkiksi liikevaihdon eli myynnistä tulleet rahasummat, yrityksen tekemät ostot sekä investoinnit. Lisäksi yritystoiminnassa tulee lähes väistämättä vastaan tilanteita, jolloin ulkopuolinen rahoitus tulee tarpeeseen. Yrityksen kassavirtaan sisältyvät siis myös maksetut laskut ja yrityslainat. Yksinkertaistettuna yrityksen kassavirta tarkoittaa siis kaikkea sitä rahaliikennettä, joka tulee yrityksen kassaan ja joka lähtee sieltä pois.

Rahavirran kokonaiskuvan ymmärtäminen auttaa hahmottamaan yrityksen rahojen riittävyyttä sekä likviditeettiä eli maksuvalmiutta.

Kuten jokainen yrittäjä myös tietää, vaatii yritystoiminta myös silmäyksiä tulevaisuuteen. Onnistunut yrittäminen vaatiikin myös kassavirran jatkuvaa tarkastelua tulevaisuuden näkökulmasta. Ilman myöhemmin eteen tulevien tulojen ja menojen perusteellista arviointia yritys voi joutua yllättäviin ja ennakoimattomiin rahavaikeuksiin.

Monella pk-yrityksellä on myyntitulojen vastapainona monenlaisia kuluja, kuten velkoja, toimitilan käyttökustannuksia, palkkakuluja sekä investointeihin tarvittavia rahasummia.

Mikäli liikevaihto ei riitä kattamaan kuluja, on yrityksen kassavirta negatiivista. Negatiivinen kassavirta on pitkällä aikavälillä yritykselle kestämätön tilanne ja varsinkin tällaisessa tilanteessa on tärkeää saada kassavirtaa parannettua suunnitelmallisin keinoin.

Kassavirtaan liittyviin ongelmiin on olemassa erilaisia välineitä, joilla yrityksen talous on mahdollista saada käännettyä positiiviseksi. Esittelemme tässä artikkelissa 6 toimivaa ratkaisua, joiden avulla yrityksen kassavirtaa voidaan parantaa.

1. Ymmärrä ja seuraa kassavirtaa

Yrityksen kassavirran parantamiseksi tulee ymmärtää ensin perusteellisesti rahavirran osatekijät sekä kokonaisuus. Mikäli kassavirtaa ei ymmärretä kunnolla, muodostaa se myös riskin koko liiketoiminnalle.

Kassavirtaan kuuluvat kaikki yrityksen tulot ja menot. Niiden perusteella on mahdollista saada selville myös yrityksen likviditeetti eli se, kuinka paljon yrityksellä on kulloinkin varaa tehdä hankintoja ja maksaa erilaisia kuluja. 

Monen pk-yrityksen kassavirta vaihtelee sesongeittain – joidenkin jopa viikoittain. Seuraamalla kassavirtaa säännöllisesti saa käsityksen rahavirran kausivaihteluista. Tämä auttaa ennakoimaan tulevaisuutta sekä hetkiä, jolloin tilin saldo on todennäköisemmin pienempi tai suurempi.

On täysin mahdollista, että myynti vaihtelee sesongeittain. Ymmärtämällä mennyttä ja tulevaa kassavirtaa onkin mahdollista varautua vuosittain toistuvaan myynnin sesonkivaihteluun. Myös yrityksen budjetti tulee laatia realistisesti kausivaihtelut huomioiden.

2. Tee kassavirtalaskelma ja -ennuste säännöllisesti

Kassavirtalaskelma kertoo, millainen yrityksen rahaliikenne on ja tulee olemaan tulevina kuukausina. Kassavirtalaskelma onkin tärkeä työkalu sen varmistamiseen, että yrityksen tilillä on rahaa myös jatkossa.

Laskelma tulisi tehdä kuukausittain, mutta tarpeen mukaan se voidaan tarkistaa useamminkin. Lisäksi kassavirtalaskelmaa tarvitaan usein dokumenttina silloin, kun yritys hakee lisärahoitusta.

Mitä kassavirtalaskelma sisältää?

Kassavirtalaskelmassa huomioidaan kaikki yrityksen kassaan tulevat sekä sieltä lähtevät rahasummat.

Näitä ovat esimerkiksi:

• tulevaisuudessa erääntyvät laskut
• myynnit, joiden tulot kirjautuvat vasta myöhemmin
• rahoituksesta saatavat tulot
• vakuutusmaksut
• liiketilan kustannukset
• palkkamenot. 

Kassavirtalaskelma koostuu kolmesta osa-alueesta: 

1. operatiivisesta rahavirrasta
2. rahoituksen rahavirrasta
3. investointien rahavirrasta

Operatiivinen kassavirta tarkoittaa liiketoiminnan normaaleja tuloja ja menoja, kuten myynnistä tulevaa rahaa sekä säännöllisiä menoja, kuten palkkoja ja vakuutuksia. Operatiivista kassavirtaa kutsutaan myös liiketoiminnan kassavirraksi.

Rahoituksen kassavirta sisältää yrityksen rahoituksen eli velkarahan liikenteen. Siihen kuuluvat nostettavat yrityslainat, lainojen takaisinmaksuerät sekä pääomasijoittajille takaisin maksettavat rahasummat.

Investointien kassavirta taas pitää sisällään investointeihin käytetyt rahat. Investointien rahavirta onkin yleensä luonnostaan negatiivista ja näkyy positiivisena kassavirtalaskelmassa vasta myöhemmin.

Pidemmälle tulevaisuuteen pk-yrityksen rahavirtaa arvioitaessa tehdään kassavirta-analyysi sekä kassavirtaennuste.

Kassavirtaennusteen avulla pyritään varmistumaan siitä, että tilillä on riittävästi rahaa myöhemmin eteen tuleviin investointeihin, yrityksen kuluihin sekä yleiseen liiketoiminnan pyörittämiseen. Kassavirtaennuste on hyvä tehdä lyhyemmälle ja pidemmälle aikavälille sekä aina tarpeen mukaan.

On toki ymmärrettävää, että pidemmälle tulevaisuuteen liiketoiminnan käänteitä on vaikeampaa ennustaa ja analysoida. Jonkinlainen hypoteettinen arvio on kuitenkin kannattavaa tehdä, sillä näin voidaan tarkastella mahdollisia eteen tulevia haasteita ja varautua niihin jo hyvissä ajoin.

3. Pidä laskutus ajan tasalla

Kassavirtaa voi olla mahdollista parantaa nopeammalla laskutuksella. Myyntisaamiset ovat olennainen osa pk-yrityksen rahavirtaa, joten niitä ei kannata jättää turhaan roikkumaan.

Maksujen saaminen ripeämmin voi onnistua esimerkiksi tihentämällä laskutuskausia tai tarjoamalla asiakkaille useampia erilaisia maksutapoja. Laskutusta nopeuttamaan voidaan hyödyntää myös digitaalisia palveluita sekä laskutuksen ulkoistusta.

4. Huolehdi omat maksuajat kuntoon

Ajoittain pk-yrityksen kassavirrasta voi olla haasteellista saada kaikkia maksuja maksettua. Näiden tilanteiden ennakoiva tunnistaminen on tärkeää, sillä tällöin maksamattomia laskuja ei pääse kasaantumaan, eikä niistä tarvitse maksaa myöhästymismaksuja.

Laskujen maksuajoista kannattaa sopia ennakkoon toimittajien kanssa. Tätä varten tulee tietää, milloin kassassa on jälleen enemmän rahaa, jotta laskujen maksu sovittuna ajankohtana onnistuu.

5. Karsi yrityksen turhia menoja

Aivan kuten omassa arjessakin, on myös yrityksen kannattavaa karsia turhia menoja. Kassavirran haasteissa kannattaakin tarkastella myös yrityksen kuluja kriittisesti. Yritys saattaa esimerkiksi maksaa lisäpalveluista, joita ei tule käytettyä, tai asioista, jotka eivät ole ihan välttämättömiä.

Mahdollisia säästökohteita saattaa löytyä useammista paikoista, ja palveluiden kilpailutus voi kannattaa. Lisäksi on hyvä tarkistaa kaikki yrityksen saamat laskut virheiden varalta, jotta niistä ei tule vahingossa maksettua liikaa.

6. Varaudu kassan saldon vaihteluihin

Kassavirran muutoksiin eri ajankohtina kannattaa varautua etukäteen. Käteiskassan tulisi olla riittävän suuri, jotta se kattaa myös ne kuukaudet, jolloin myyntiä tulee vähemmän tai menoja on enemmän. Tätä varten yrityksellä on hyvä olla “puskurirahasto”. 

Mikäli myyntituloilla ei saada kerrytettyä riittävää puskuria, voidaan siihen hyödyntää lisärahoitusta. Kassavirtaa tukemaan on mahdollista hankkia yritysrahoitusta esimerkiksi yrityslainan tai sijoittajien muodossa. Myös yrityksen kasvutilanteessa lisärahoitus on usein tarpeen.