Jos kassanhallinta ei ole kunnossa, ei yrityslaina auta

Korona on saanut monen yrityksen tarkastelemaan talouttaan erityisen tarkasti. Mihin asioihin yrittäjän olisi hyvä kiinnittää huomiota luvuissa? Miten kirjanpitäjän ja yrittäjän yhteistyö olisi mahdollisimman hedelmällistä?

Kirjanpitäjänä toimiva Juha Makkonen on hoitanut eri kokoisten yhdistysten ja osakeyhtiöiden kirjanpitoa. Makkosen asiakkaina on muun muassa ohjelmistoyhtiöitä, verkkokauppoja, sekä huolinta- ja rahtausyrityksiä.

Makkonen kertoo, mihin yrityksen kannattaa kiinnittää huomiota tehdessään taloudellisia päätöksiä ja miksi kassanhallinta nousee avainasemaan. Kassaan kannattaa kiinnittää huomiota myös silloin, kun on hakemassa yritysrahoitusta.

Kassanhallinta ensiarvoisen tärkeää

Yksi yrityksen tärkeimmistä talouden hallintaan liittyvistä asioista on kassanhallinta. Kassanhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että yritys tietää, kuinka paljon rahaa tulee yrityksen kassaan ja kuinka paljon sieltä lähtee varoja lyhyellä aikavälillä.

Kassanhallintaan liittyvät olennaisesti myyntisaatavien kiertoaika sekä ostovelkojen kiertoaika.

– Yrityksen on hyvä tuntea myyntisaatavien kiertoaika eli kuinka kauan kestää, että yrityksen asiakkailta saatavat rahat ovat kassassa. Ostovelkojen kiertoaika tarkoittaa aikaa, joka yrityksellä kestää maksaa ostolaskut, Makkonen sanoo.

Tavallisesti myyntisaatavien kiertoaika on noin 30 päivää ja ostovelkojen 14 päivää. Myyntisaatavien kiertoaika riippuu kuitenkin toimialasta ja alihankintaketjusta. Suuret konsernit saattavat toisinaan määrätä kohtuuttoman pitkiä maksuaikoja.

– Myyntisaatavien kiertoaikaa on nopeutettu. Yritysten välisissä ostotapahtumissa 7 päivää on nykyään yleinen, mutta kuluttajille tulee antaa aina 14 päivää. Suositeltavaa on siis asettaa maksuehdoksi 7 päivää, jotta se nopeuttaisi myyntisaatavien kiertoaikaa. Tässä usein heikommassa neuvotteluasemassa olevat joutuvat joustamaan ja antamaan 14–30 päivän maksuehtoja, Makkonen sanoo.

Makkonen muistuttaa, että yrityksen olisi hyvä laskuttaa mahdollisimman nopeasti. Näin yritykselle ei pääse muodostumaan kassavajetta.

– Jos myyntisaatavissa menee liian kauan, yrityksen on hyvä miettiä luottolimiittiä paikkaamaan hetkellistä kassavajetta, Makkonen kertoo.

Luottolimiitti on suunnattu erityisesti yritysten lyhytaikaiseen rahoitustarpeeseen. Luottolimiitti auttaa esimerkiksi kausiluonteisissa tai yllättävissä rahoitustarpeissa paikkaamaan yrityksen väliaikaista kassavajetta. Usein luottolimiitin hinnoittelu perustuu käytettyyn lainasaldoon ja korko lasketaan niiltä päiviltä, kun luottoa on ollut käytössä.

Yrityslainaa hakiessa tulee tehdä kassavirtaennuste

Kassanhallinta on tärkeää myös yrityslainan hakemisen sekä takaisinmaksun näkökulmasta. Lisäksi rahoittajat usein haluavat kassavirtaennusteen eli arvion siitä, mistä raha tulee ja miten rahaa käytetään.

Kassavirtaennuste kattaa tavallisesti koko vuoden arvioidut tulot ja menot. Kassavirtaennuste tarjoaa rahoittajille informaatiota siitä, että riittääkö yrityksen kassassa tarpeeksi varoja. Kassavirtaa voi myös parantaa tekemällä säännöllisesti kassavirtaennuste, seuraamalla kassaa aktiivisesti sekä pitämällä laskutuksen ajan tasalla.

– Kuluja on yleensä helpompi ennustaa kuin liikevaihtoa, joten ennuste tulee usein historiallisesta myynnistä, Makkonen kertoo.

Jos yrityksen rahoitustulos on positiivinen, voidaan yrityslainan maksaminen kattaa yrityksen tuloksesta. Silloin lainan takaisinmaksu ei syö kassaa liikaa. Lisäksi yrityksen on myös hyvä huomioida, kuinka paljon se voi lyhentää lainaa pelkällä liiketoiminnalla.

Yritysmuodon vaikutus sekä kaksinkertainen kirjanpito

Yrityslainaa hakiessa kannattaa ottaa huomioon yrityksen muoto ja sen vaikutus lainaehtoihin. Toiminimiyrittäjä on nimittäin vastuussa yrityksen kaikista veloista henkilökohtaisesti koko omaisuudellaan. Toiminimiyrittäjä vastaa yksin yrityksen tekemistä tappioista, mutta nauttii myös parhaassa tapauksessa voitoistaan yksin.

Jos yrityksellä on velkoja, kuten yrityslainaa, on tehtävä kaksinkertainen kirjanpito. Kaksinkertainen kirjanpito tulee tehdä yritysmuodosta riippumatta, ja siihen on suositeltavaa käyttää kirjanpidon ammattilaista, jotta kirjaukset tulevat oikein.

– Yrityslaina kirjataan vastuisiin eli yrityksen velkoihin. Yrityslainan korot ovat kuitenkin vähennettävissä yrityksen tuloverotuksessa. Kaksinkertainen kirjanpito tehdään periaatteessa yritysmuodosta riippumatta. Toiminimiyrittäjä voi tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa, jos hänellä ei ole taseessa mitään, Makkonen sanoo.

Kirjanpitäjän ja yrityksen yhteistyö avainasemassa

Kirjanpitäjän tärkein rooli on tuottaa yritykselle informaatiota yrityksen taloudellisesta tilanteesta ymmärrettävästi ja ilman turhia jargoneita. Makkonen peräänkuuluttaa yhteisiä pelisääntöjä ja aikataulun sopimista, jotta yhteistyö kirjanpitäjän ja yrityksen kanssa toimii paraiten.

– Yrityksen kirjanpito on lähtökohtaisesti rutiinihommaa, sillä samat eräpäivät ja kirjaukset toistuvat kuukaudesta toiseen. Jonkin verran työnkuvaan voi vaikuttaa se, että onko kyseessä sähköinen asiakkuus vai niin kutsuttu mappiasiakkuus, Makkonen kertoo.

Sähköinen asiakkuus tarkoittaa lähes reaaliaikaista kirjanpidon hoitamista, sillä osto- ja myyntilaskut hoituvat sähköisten palveluiden kautta. Mappiasiakkuus tarkoittaa sitä, että kirjanpito hoidetaan jälkikäteen, kun yritys toimittaa laskut ja kuitit viimeistään seuraavan kuun alussa. 

– Mappiasiakkuus on edelleen hyvin yleistä, sillä kirjanpidon sähköistäminen on kallista. Usein laskujen lähettäminen sekä vastaanottaminen maksavat. Tästä syystä pienyrittäjän ei välttämättä kannata siirtyä sähköisiin järjestelmiin, Makkonen sanoo.

Kun kuukauden kirjanpito on valmis, kirjanpitäjä ilmoittaa siitä yrittäjälle, jonka jälkeen olisi hyvä pitää lyhyt tilannekatsaus. Luvut kertovat, kuinka yrityksellä menee. Jotta yrittäjä saa kokonaiskuvan yrityksen tilanteesta, kannattaa lukuja peilata myös kilpailijoiden tuloksiin.

– Mielestäni ainakin tilinpäätöksen yhteydessä kirjanpitäjän ja yrittäjän olisi hyvä tavata ja käydä tarkemmin läpi yrityksen edellisvuotta. Lisäksi kilpailijoiden tulos antaa hieman käsitystä, kuinka yritys pärjää toimialalla suhteessa kilpailijoihin, Makkonen sanoo.

4 vinkkiä yrittäjälle

Juha Makkonen tiivistää neljä vinkkiä, jotka jokaisen yrittäjän kannattaa muistaa yrityksen taloudesta.

1. kassanhallinta on kaikkein tärkeintä
2. jos myyntisaatavissa kestää liian kauan, kannattaa harkita luottolimiittiä, neuvotella paremmista maksuehdoista tai lähettää lasku heti tehdyn työn jälkeen
3. lukuja on hyvä käydä läpi yhdessä kirjanpitäjän kanssa – näin tiedät, miten yrityksellä menee
4. toimiala-vertailua kannattaa tehdä esimerkiksi tilinpäätöksen lukujen valossa – kilpailijan tulokset antavat osviittaa, miten omalla yrityksellä menee